Avui us volem parlar sobre una nova forma de treballar que s’està aplicant progressivament a tota la UAB: el sistema de cita prèvia.
És un sistema que es dóna principalment en les gestions acadèmiques, però també es pot fer servir per gestionar tutories, matriculacions de doctorat, als departaments pels coordinadors de titulació, etc. La idea és que en lloc de tenir un sistema reactiu, és a dir, que tothom vagi quan vulgui a veure què es troba, amb aquest sistema es pot fer un servei més organitzat, amb data i hora concretes. A més, també permet saber anticipadament el motiu de consulta per així poder oferir solucions més ràpides i acurades.
Una sèrie de beneficis que té fer servir el sistema de cita prèvia son:
- Reducció dràstica de cues
- Menor temps d’espera dels usuaris
- Adequació del flux de consultes a la capacitat real que es té
- Conèixer a priori per quins assumptes ens consultaran
- Millora a la planificació del servei
A més, la plataforma és molt senzilla d’utilitzar. No s’ha d’instal·lar cap programari, sinó que està a la xarxa, simplement es crea un usuari.
Per tant, trobem dos vessants: per als usuaris i per als treballadors. El funcionament per demanar una consulta és que has de seleccionar el tema i a partir d’aquí et posaran un dia i una hora. Un dels beneficis més interessants és que en relació al tema a consultar, la plataforma per sí sola ja et recomana la documentació que has de dur per al tema que t’interessa.
Per part dels treballadors, el fet de saber quantes persones et vindran, quan i per quin motiu, fa que puguin organitzar-se i treballar de manera més eficient.
A més a més, hi ha una comissió d’usuaris que rep les propostes de millora, que es recullen entre les que envien els usuaris del servei a la llista de distribució o al correu electrònic i en reunions periòdiques es debaten (si és interessant per tothom, només per la persona que ho proposa, si es pot fer d’una altra manera…). Després es fa una priorització de les propostes per acabar fent una llista de millores que es demanarà a la cartera de projectes de la UAB. En funció dels recursos es van realitzant les millores.
Totes les millores han de servir per tothom i són els usuaris de la plataforma els que proposen les millores.
El 2015 el nombre total de cites gestionades van ser més de 43000 i amb previsió de que pràcticament s’hauran doblat al 2016. En quan tinguem dates més actuals s’actualitzarà l’entrada.
A la web cita.uab.cat podeu trobar un llistat de tots els centres de la UAB que tenen cita prèvia per als seus serveis.
Si us interessa aquest sistema, podeu dirigir-vos a cita.previa@uab.cat
També tenen un blog on comparteixen informació, millores…
Respon
Heu d'iniciar la sessió per escriure un comentari.