Garantir una gestió eficient i segura de l’activitat que es duu a terme als equips de Microsoft Teams és fonamental. Tant en els períodes d’ús com en els d’inactivitat, cal que les persones usuàries administrin adequadament els equips. Gestionar correctament el cicle de vida dels equips de Teams és clau per garantir un entorn digital segur, organitzat i conforme a la normativa vigent de la LOPDGDD i l’ENS.

Per això, des de la DTIC volem fer un recordatori dels conceptes bàsics per tal d’administrar adequadament els equips de Microsoft Teams. Primer de tot, us expliquem els rols de les diferents persones que pertanyen a un equip:

  • Propietaris. Són les persones responsables d’administrar la configuració de l’equip. Poden afegir-hi membres i convidats o eliminar-ne, acceptar o rebutjar sol·licituds d’accés, modificar les opcions bàsiques de l’equip i dur a terme les principals tasques administratives. També tenen la capacitat d’eliminar, arxivar, restaurar o renovar l’equip. Es recomana que cada equip disposi, com a mínim, de dos propietaris, per evitar que quedi sense administració activa.
  • Membres. Són les persones que formen part de l’equip i hi participen fent tasques habituals de col·laboració, com ara mantenir converses, carregar documents o modificar arxius. Un membre pot ser promogut a propietari, si ho desitja, si l’equip es troba a punt de caducar i ningú no té el rol de propietari. En aquest cas, els membres rebran un correu electrònic amb aquesta opció.
  • Convidats. Són persones de fora de la UAB que es conviden a unir-se a l’equip. En general, disposen de menys funcionalitats que els membres.

Al llarg del cicle de vida d’un equip, els propietaris han de gestionar diverses situacions relacionades amb l’administració:

  • Eliminar un equip. Quan es consideri que l’objectiu per al qual es va crear l’equip ja no té sentit i que el contingut no serà necessari en el futur, convé eliminar l’equip. Cal tenir present que, un cop eliminat, hi ha un marge màxim de 30 dies per recuperar-lo. Passat aquest termini, s’esborren definitivament totes les dades associades: converses, arxius, blocs de notes, pissarres i documents de Power BI vinculats a l’equip.
  • Arxivar o restaurar un equip. Quan un equip ja no està actiu, però es considera útil conservar-lo com a referència, la millor opció és arxivar-lo. Això permet mantenir-ne tot el contingut intacte, tot i que l’activitat quedi congelada. Malgrat això, encara és possible afegir-hi o eliminar-ne membres i, si en algun moment es vol reprendre l’activitat, cal restaurar l’equip.
  • Renovar un equip. Els equips tenen una data de caducitat, visible des de la configuració. Quan s’apropa aquesta data i l’equip no registra activitat, els propietaris reben un correu d’avís amb l’opció de renovar-lo. En canvi, els equips amb activitat es renoven automàticament, sense notificació prèvia. Si un equip caduca i no es renova, s’elimina, tot i que es disposa d’un període de 30 dies per recuperar-lo.

Subscriviu-vos al blog canaltic.uab.cat per rebre totes les actualitzacions, seguiu-nos a Bluesky, @tic-uab.bsky.social, a Instagram, @tic_uab, i escolteu el pòdcast CanalTIC a Spotify!