OneDrive és una eina d’emmagatzematge en el núvol integrada en l’entorn de treball de Microsoft. Fer-ne un ús poc adequat pot comportar pèrdues d’informació, riscos per a la seguretat i menys eficiència en les tasques diàries. 

Des del Canal TIC fem un repàs de les problemàtiques més comunes en l’ús de OneDrive que recull el CAS, i us expliquem com evitar-les. 

1. Utilitzar una nomenclatura inadequada en els fitxers 

No seguir una convenció clara i descriptiva a l’hora de posar nom als fitxers dificulta la cerca, el treball col·laboratiu i la gestió de versions. Alguns errors habituals són: 

  • Utilitzar espais en blanc o caràcters especials, com ara . , : ; ( ) / & $ [ ] <<, que poden causar problemes en alguns sistemes. 
  • Fer servir noms genèrics com document1 o finalversióbona. 
  • Posar noms de fitxer que superin els 25 caràcters. 
2. Compartir fitxers sense revisar els permisos

Compartir arxius i carpetes a OneDrive és molt útil, però una mala configuració dels permisos pot comportar riscos importants:

  • Si es comparteixen enllaços amb permisos oberts o públics, persones no autoritzades podrien accedir a documents confidencials o informació sensible.
  • Si els permisos estan massa restringits, pot ser que alguns membres de l’equip no puguin editar o col·laborar de manera eficient. 
3. Ignorar els límits d’emmagatzematge 

Cada usuari té un màxim d’espai assignat a OneDrive, ja que els recursos informàtics són limitats i cal racionalitzar-ne l’ús. Per això, només heu de guardar els fitxers necessaris per a la vostra feina a la UAB. Ignorar aquests límits pot aturar la sincronització de fitxers, fer-vos perdre arxius nous o, fins i tot, bloquejar temporalment el servei. 

Podeu consultar l’espai d’emmagatzematge que us queda disponible a OneDrive. Abans de demanar una ampliació de quota, que us pot suposar un cost econòmic, esborreu els fitxers innecessaris.

4. No revisar l’historial de versions 

OneDrive guarda automàticament les versions anteriors dels documents, cosa que permet recuperar continguts eliminats, desfer canvis no desitjats o comparar modificacions al llarg del temps. Penseu que revisar l’historial pot fer-vos estalviar temps i evitar problemes, especialment en treballs col·laboratius o quan es fan moltes edicions d’un document.

Subscriviu-vos al blog canaltic.uab.cat per rebre totes les actualitzacions, seguiu-nos a Bluesky, @tic-uab.bsky.social, a Instagram, @tic_uab, i escolteu el pòdcast CanalTIC a Spotify!